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做好这件事,你也可以成为时间管理大师.

2020-07-10

时间对每个人来说都是稀缺资源。如果你不能很好地管理时间,就很容易忙到放弃一些重要却不紧急的事情,或者通过其他方式,如熬夜,来争取更多的时间,长期以往,容易影响身心健康,降低幸福感。

如果我们观察一些行业精英,会发现他们大多是时间管理大师。明明大家都只有24小时,但普通人只能完成A任务和B任务,他们却可以同时完成A、B、C、D……任务。

例如小编认识的一位行业大牛,他不仅在本职工作上,做到了事业部总经理的高度;还经营了一个微信公众号,拥有近百万的粉丝;与此同时,他还是某商学院的讲师,每周末会去给学员进行授课。


时间管理的秘密:按计划行事

小编特地请教了这位大牛,他表示,他并没有觉得自己做了很多事情,只是习惯如此。

事实上,这位大牛的日常听起来有些枯燥:每天早晨6点起床,晨跑锻炼吃早餐;7点在手机上处理邮件和信息;8点上班,19点下班(他习惯早到公司1小时,晚走1小时);晚餐后,开始阅读写作,每天都会发送一篇微信推文;23点左右睡觉。

让人钦佩的是,这个日常计划,这位大牛连续执行了数年。期间也有过没有灵感的时候,但他还是会强迫自己写点什么;也有过被工作耽搁,导致最后凌晨才入眠,但他第二天还是会在6点起床……

很多人之所以一天之内不能完成很多事情,是因为在实际工作和生活中,不经意地让不重要的事情耽搁了时间;而如果我们一开始就制定了明确的时间计划,并且持之以恒地按计划行事,我们就会拥有更多的有效时间。
 

如何制定计划?

步骤一:制定周计划

首先,我们可以先制定周计划,如周一需要完成哪些事情,周末要完成哪些事情。这也能帮助我们更好地梳理工作的进度和脉络。


在制定周计划时,切忌安排得太满,因为往往会有意料之外的突发事情,我们需要给这些突发事件留下弹性的空余时间,避免过分侵占我们的睡眠时间。我们只需要让周任务的饱和度达到80%左右,即可。
 

步骤二:制定日计划

日计划需要比周计划更加具体,可以采用“to do list”的工具。

这里需要提醒的是,很多人制定“to do list”的时候,是将待办事项一股脑地全部写上去。这里我们建议,可以先按照重要紧急的排序,从最重要最紧急的事情(放在第一顺位),依次写下去。那么我们做的时候就会更有条理,只需要从上至下依次“打卡”,即可。

当我们遇到突发事情时,我们也需要先判断该事情的重要紧急程度,然后将它加塞在某个任务之前,做的时候,依旧按照顺序“打卡”。

这样做的好处是,即使你今天遇到了很多突发事情,你也不会自乱阵脚。当事情多到超出你的精力极限时,可能剩下的也是一些并不太紧急的事情,晚一点做也没关系,你只需要将其安置在明天的日计划中,今天照旧可以睡个美美的健康觉。


步骤三:制定时段计划

我们需要提前预估每件事情的完成时间,对自己进行严格的时间把控。

以那位行业大牛的计划为例,早晨7点-8点就是用来处理工作邮件和信息的,那么这段时间内,他就不能轻易分神,比如看看邮件,又去看看新闻,刷刷朋友圈。如果那样做了,他就不能在1小时内处理完这些邮件和信息。

预估时间,是我们控制自己行为的一种方式,这能帮助我们集中注意力,提高效率。此外,我们也要给自己制定休息时间,如采用“番茄工作法”,每专注工作25分钟后,短暂地休息5分钟;每4个番茄时段后,可以再多休息一会儿。这不仅能提高我们的工作效率,还能够提升我们的成就感。

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